グローバル・ビズは海外でのビジネスの成功のための世界各国のビジネスマナーとビジネス文化を紹介しています。

来客を迎えるマナー

• 取引先や仕事の関係者から訪問の申し入れがあった際には、マナーを守り要領よく面談をセッティングすることがその後のビジネスをスムーズに進める上で重要になります。
• 先方から訪問の申し入れがあった場合には日時、用件、訪問者を必ず確認するようにします。
• そうして、その目的や人数、日時に合わせて適切な応接室か会議室の予約をするようにします。訪問の当日になって打ち合わせ場所が確保できていないのは明らかなマナー違反です。
• 訪問の目的が打ち合わせや商談の場合には、その日までに資料やデータなどの必要書類を用意しておくようにします。また、できることなら、あなたの社内の方針や意見を調整しておくようにします。
• 来客に気がついたら席を立って、「いらっしゃいませ」とあいさつをするようにします。
• たとえ自分宛てのお客でなくても、無視をするのはマナー違反です。
• どれ程よい商品やサービスを提供していても、接客態度が悪い会社とはビジネスをしたくないのが人情です。あなたのマナーが会社の命運を左右すると、自覚する必要があります。
• 来客には社名、名前、用件、アポイントなどを確認し、自社の担当に連絡を取るようにします。待合室に椅子がある場合には、「お座りになってお待ちください」とすすめるようにします。
• 来客があったことを知らされた場合には、たとえ上司との打ち合わせ中であったり、会議中であってもできる限り対応するように心がけるのがマナーです。
• どうしても席が外せない場合には、代理の人間にその旨を伝えてもらい、用意してある会議室や応接室にお通しするようにします。
• そして、あとで対応できなかったことを詫びるようにするのがマナーです。