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代理対応のマナー

上司や先輩に急な出張が入ったり、会議が長引いたりした場合、来客がの予定がある際には代理での対応を任されることがあります。このような場面でもビジネスマナーにのっとった正しい対応を取れるようにしましょう。
まず、代理での対応を頼まれた際には、相手に名刺を渡し自己紹介をしたのち、上司や先輩が対応できない理由を説明し、失礼を詫びるようにします。
直接話ができない場合には出直すと帰るお客もいますし、用件を告げて帰る人もいます。
用件を告げられた場合には、その内容をメモで残し、復唱することで相手に内容を確認するようにします。その後、上司や先輩が戻ってきたら渡すようにします。　　　
代理であるけれども意見を求められることも少なくありませんが、この場合、自分の意見を述べるのはマナー違反になります。
当然、上司の意図とは違うかもしれませんし、その場合には上司だけでなく、相手にも恥をかかせてしまうことになります。
したがって、このような場面では「私では分かりかねます。」と回答するようにします。
来客が大切な書類を持ってきた場合などには、渡すように依頼されることもあります。
このような場合には、受け取ったことを明らかにするためにあなたのサインで受領書を渡すようにします。
こうすることで、来客も安心して書類を預けて帰ることができます。
当然、その書類は上司に渡すようにします。自分の机の上で何週間も眠らせてしまうようなことがないように注意してください。

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