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＜ビジネス・マナー＞

不在の社員への電話の対応

電話に出た場合に、取り次ぎ先の人間が外出している場合がある。この場合の対応のマナーについて調べてみました。
まず、「五十嵐と申しますが、中島係長様はいらっしゃいますか？」という電話を受けた場合に、中島が外出中で不在であれば、「あいにく中島は外出中です。」と伝えるようにします。
また、打合せなどで社内にはいるが席を外している場合には、「申し訳ありません、中島は現在席を外しております。」と伝えます。　　　
外出の際に先方より、「どこにお出かけですか？」と聞かれることがあるが、この場合には具体的にどこに外出しているかは教えないのが基本的なビジネスマナーです。
こう聞かれた場合には、「いくつかの取引先を回っており、午後には戻る予定です。」などと行き先をぼかして回答するようにします。
指名された本人はどこに行ったのか知られたくない場合が多いので、このような回答を心掛けるようにします。
急な用件で携帯番号を聞かれた場合には、指名された人間の携帯番号を伝えるのはマナー違反。
相手の連絡先を聞き、「指名された人間に連絡を取り、お電話させます。」と伝えるのがマナーです。
そうして、本人の携帯に電話して、内容を伝えるようにします。その後の判断は本人に任せるようにします。

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