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メールでのビジネス文書の書き方
- メールでの出張報告やレポートなど、ビジネス文書の作成や提出も増えてきています。このメールでのビジネス文書作成について基本的なマナーを紹介します。
- まず、ビジネス文書はプライベートな手紙とは違いますので、用件を正確かつ簡潔に伝えることが重要です。
- そのため、ビジネス文書では結論を最初に述べるようにします。そうして、結論までの考察や対策案などは最後に書くようにします。
- こうすることで、忙しい人も結論をすぐに知ることができるので効率的に業務が進みます。
- 結論に至った経緯に主観を書くのはNGです。君の意見は聞いていないと怒られてしまうことになりかねません。まずは事実のみを述べるようにします。
- 意見や主観は最後に[連絡者見解]などとして付け加えるようにします。こうすることで、でしゃばり過ぎず、かといってただの伝言屋さんではないとのアピールにもなります。
- ビジネス文書では回りくどい表現はタブーです。上手な文章よりも箇条書きなどのすっきりと分かりやすい文章が適切です。文章のぜい肉はそぎ落とし、すっきりと仕上げるよう心がけましょう。
- 企業名や人物名、商品名などは2行にまたがらないように注意します。
- 上司や社会的地位の高い人の名前が行末になるのも失礼ですので注意を。
- 宛名や出席者のところに複数名の名前が来る場合には、社外の人を最初に入れ、その名前をタイトル順に、社内の人間はそのあとに役職順に並べるようにします。
