日本Japan
メールの基本マナー
- パソコンでも携帯でも非常に便利で現在のビジネスには欠かせないEメールですが、新しいツールのためにマナーが曖昧になっているのも実情です。
- メールを送る際にまず気をつけたいのは、メールの文頭か末尾の署名で自分の会社名と名前を明示するようにします。
- こうすることで、メールアドレスでは誰から来たメールか分からない場合も、すぐに誰から来たメールか分かるようになります。
- メールは同時に多くの人間に送ることができますので、文頭にだれ宛のメールなのかをはっきりと書くようにします。
- メールの内容は簡潔に書くようにします。手紙ではなく、業務のためのメールですので、だらだらと要点の得ないメールは業務遂行の妨げとなりマナー違反です。
- メールのシステムは各社ともに異なることが多々ありますので、自社内では通用するメールサービスでも他社には通用しないことがあることを認識しておく必要があります。
- また、メールを送るとすべてが届くと考えがちですが、1万通に何通かの確率でなくなっているのだという調査結果もありますので、大切な内容のメールを送付した際には受信したかどうか先方に確認するようにします。
- メールがいくら便利だからといい、誰彼かまずメールを送るというのも考えものです。メールの内容によっては、直接電話で依頼したり面談して話した方がよい場合もありますので、使い分けるようにしましょう。
- また、メールでは依頼内容などをシンプルに書くのがマナーですが、そのため読み手にはストレートに感じ、意図していなくとも不愉快な思いをさせることがありますので、きつい内容のメールなどの場合には相手に電話でフォローを入れるなどの心づかいも大切です。
