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電話の出方のマナー
- 会社に入ったばかりのことは部署にかかってくる電話に出ることも多くなりがちです。こんな時、マナーを守った正しい対応をし、的確に取り次ぐことができればどんどん大切な仕事も任せてもらえるようになるでしょう。
- 反対に電話の対応も満足にできないと、業務の能力にかかわらず、一向に仕事を与えてもらえないなんてことにもなりかねません。
- まず、電話がかかってきたら3コール以内に受話器を取るように心がけます。
- これ以上待たせてしまった時には「お待たせしました」とわびて、電話を取るのがマナーです。
- 電話に出た場合には、「はい、会社名 部署名 （あなたの名前）です。」と名乗ります。
- 相手が名乗ったら、「いつもお世話になっております」などとあいさつをするようにするのがマナーです。
- 相手の会社名や名前が聞き取れなかった場合には、「恐れ入りますが、もう一度お願いします。」と分かるまで聞き直すこと。相手が名乗ったらすぐにメモをとるようにする。
- 相手の名前がわからないまま取り次ぐのは、電話の相手にとっても取り次ぎ先にとってもマナー違反なので厳禁。何回も聞くのは聞き辛い気持ちもあるかもしれないが、きちんと聞き直すようにします。
- 伝言などの用件はメモを取り、復唱してその内容があっているか先方に確認するのが基本的なマナーです。
- 用件が済んだ際に、こちらから電話を切るのはマナーに反します。
- 先方が電話を切るのを待ってから電話を切るようにします。
