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会議開催のマナー

• 会議を開催する際には、各参加者のスケジュールを調整し日程を設定するのがひと苦労です。
• この場合、事前にカギとなる出席者の日程を抑え、それに合わせてできるだけ早く開催通知を出すようにするのが、マナーです。
• 必要な出席者が集まらず会議にならないなどとなると、多くの関係者に迷惑をかけることになります。
• 開催通知には下記を明記するようにします。
  １．日時
  ２．場所
  ２．目的
  さらに、議題の背景やアジェンダ、出席者一覧も加えると出席率が上がります。
• 開催の案内が届いた際に、都合が悪く出席できない場合には、その旨を開催者に速やかに伝えるか、誰か代理の人間に出席を依頼するようにします。
• 代理人に出席してもらう場合にも、事前にその旨を開催者に連絡しておくのが基本マナーです。
• 会議は大きな部屋や四角のテーブルで行うと、フォーマルな雰囲気になりあまり過激な反対意見が出にくく、進行がスムーズになるという心理学の報告があります。
• 反対に、ブレーンストーミングなど激しい議論を求める際には、小さめの部屋で人数も少なく、円系のテーブルで行うと議論が盛り上がるとのデータがあります。